Les besoins et revendications de divers groupements publics se confrontent souvent à l'établissement d'un budget. Pour prendre les décisions, les responsables doivent examiner et comparer soigneusement tous les détails techniques, économiques, mais aussi les points de vue émotionnels. Un établissement des frais vous sert de base pour analyser les dépenses courantes évaluées sous forme d'investissement et d'acquisition. Dans le bilan, ces dépenses, d'abord actives, seront amorties après un certain temps.

Budget
Suivant les administrations, les budget se déroulent différemment. Pour les machines de nettoyage, on distingue entre un investissement de remplacement, lorsqu'une machine remplace une ancienne, ou de rationalisation, lorsqu'une nouvelle machine apporte un avantage complémentaire. Cet avantage doit être justifié. Un test préalable de la machine est recommandable.

L'investissment d'une nouvelle machine peut s'imposer pour différentes raisons. Si par exemple, une machine est trop souvent en réparation, les coûts ne cessent de croître, d'autant plus si les pièces de rechange deviennent difficiles à obtenir, vu l'âge de la machine. Remplacer une ancienne machine peut aussi être intéressant au point de vue économique. Les nouvelles technologies diminuent les frais courants et augmentent la productivité. Un investissement sera toujours profitable là où elle remplace un travail manuel.

Pour trouver quelle machine répond le mieux aux exigences désirées, la personne responsable fait bon de s'informer à plusieurs endroits, par exemple auprès de personnes connaissant les machines de différents fournisseurs, afin d'avoir une idée de la technique actuelle. Un test de 2 à 5 jours avec la machine en question sera concluant en fin de compte. Avant de tester la machine, faites-vous un critère avec toutes les exigences que cette machine devrait remplir.

Critères: fonctionnement et manipulaltion de la machine
Suivant les objets à nettoyer, les caractères d'une machine peuvent varier. Pour une autolaveuse, les points suivants nous paraissent importants.

Fonctionnement 
Quel est le rendement de m2 par heure? 
Combien d'heure peut-on travailler avec une machine à batterie? 
La propreté du sol est-elle satisfaisante? 
Le sol est-il rapidement sec après le nettoyage? 
La machine est-elle maniable? 
Une surface encombrée se laisse-t-elle bien nettoyer?

Produits chimiques et quantité d'eau
Combien de produits chimiques et d'eau sont-ils nécessaires? 
Une eau de récupération peu sale est-elle réutilisable?
Y-t-il un filtre recyclable?
La machine est-elle munie d'un CSD (Cleaning Solution Dosing) Le dosage de la solution de nettoyage s'adapte-t-elle automatiquement à la vitresse, ce qui représente 40% d'économie de produits chimiques pour obtenir les mêmes résultats de nettoyage.

Maniabilité
La machine est-elle facile à manier? 
Y-a-t-il des risques de fausses manipulations? 
Combien de temps faut-il pour instruire une nouvelle personne sur la machine?

Bruit de la machine
Dans les maisons de retraite, les établissements médico-sociaux et les hôpitaux, le bruit d'une machine joue un rôle très important. Par contre dans un centre commercial, où le nettoyage est effectué après la fermeture des magasins, le bruit n'est certes pas concluant.

Manipulation
Le remplissage et la vidange des réservoirs à eau sont-ils simples à effectuer? 
Des personnes de stature légère peuvent-elles facilement conduire la machine? 
Le changement des pads et brosses est-il ergonomique?

Entretien et service
Comment s'effectue le nettoyage et l'entretien des réservoirs à eaux, des duses d'aspiration et des brosses?

Technique
Le service de la machine est-il simple à effectuer?
En cas de dérangement de la machine, est-elle facile à démonter? 
Les techniciens de service peuvent-ils exécuter les réparations rapidement sur place?

Sécurité au travail
Le risque d'accident est-il élevé lors du travail quotidien? 
La machine a-t-elle des angles tranchants dangereux? 
Existe-t-il un interrupteur de secours pour stopper la machine en cas de danger?

Prestatons de service du fournisseur
Où se trouve le service technique le plus proche? 
De combien de techniciens dispose le fournisseur? 
Quel est le temps de réaction en cas de panne ou de dérangement? 
Quelle est la durée de diponibilité garantie pour les pièces de rechange?

De l'offre à la proposition du budget
A la suite des tests, des offres seront demandées auprès des fournisseurs. Les offres et les tests donnent ensemble une bonne base pour la décision de l'achat d'une machine. Une comparaison du prix effectif avec les avantages et les désavantages est essentiel. Une nouvelle machine peut augmenter la productivité et baisser les frais du personnel.

Plusieurs personnes se sentent responsables lors de l'achat d'une machine de nettoyage. Suivant les entreprises ou les administrations, on constate des différences quant aux fonctions des personnes décisives. En général, le personnel qui dirige un groupe de nettoyage ou qui travaille quotidiennement avec la machine possède la plus grande influence. C'est à eux de garantir un nettoyage satisfaisant de manière simple et rationnelle, répondant à un standard hygiénique défini.

Pour le cadre supérieur dans certaines entreprises, l'hygiène et la propreté n'ont pas la priorité absolue. La manière dont les nettoyages sont effectués ne les intéressent guère, l'essentiel est que ce soit bon marché. Pour convaincre une direction ou une commission budgetaire de l'acquisition d'une machine de nettoyage, une documentation détaillée avec toutes les informations est absolument indispensable.

Pour soumettre une proposition, le catalogue des critères est à présenter avec l'offre. L'analyse écrite des résultats fait preuve des critères qu'une machine peut remplir. Les prestations de service d'un fournisseur - comme: information, assistance, rapidité et garantie des réparations - peuvent aider à convaincre les supérieurs. En fin de compte, il ne faut pas oublier quelle machine fut le plus agréable pour le personnel nettoyant. Tous ces arguments sont fondamentaux pour pouvoir convaincre ses supérieurs.

Si les débats se déroulent difficilement, nous avons la possibilité de vous soumettre une calculation détaillées des frais de nettoyage. Dans cette analyse, les dépenses suivantes sont apparants: frais du personnel, frais capitaux, frais d'amortissement et de service de la machine, frais des produits chimiques et de l'eau. Les frais du personnel peuvent être exactement calculés selon les heures que nécessitent les travaux de nettoyage. L'économie financière démontre clairement l'avantage qu'apporte une nouvelle machine. Les chefs de finances ont une ouïe fine dès que les dépenses diminuent.
Conclusion: Nos expériences nous confirment toujours que la phase importante que représente l'établissement des frais nécessite un certain temps. Pour accomplir un achat intelligent, ne vous laisser pas précipiter dans les affaires.