Bei der finanziellen Planung in einer öffentlichen Verwaltung treffen Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Anspruchsgruppen aufeinander. Um die richtigen Entscheide zu treffen, müssen die Verantwortlichen technische, ökonomische und emotionale Faktoren prüfen und gegeneinander abwägen. Als Grundlage dienen ihnen unter anderem die Kostenplanungen, in denen die Kostenstellenleiter für das kommende Jahr die laufenden Ausgaben in Form von Aufwendungen und Investitionen veranschlagen, also auch Anschaffungen, die in der Bilanz zuerst aktiviert und dann über eine gewisse Zeit hinweg abgeschrieben werden müssen.

Budgetrunde
Die Budgetrunde verläuft je nach Verwaltung unterschiedlich. Grundsätzlich kann bei der Investitionsbudgetierung von Reinigungsmaschinen zwischen Ersatzinvestitionen und Rationalisierungsinvestitionen unterschieden werden. Bei der Ersatzinvestition wird eine alte, defekte Maschine durch eine neue, gleichwertig ersetzt. Bei der Rationalisierungsinvestition wird eine Maschine angeschafft, die einen zusätzlichen Nutzen bringt. Der zusätzliche Nutzen muss dabei belegt werden können. Ein Test vor dem Kauf ist Gold wert.

Es gibt viele Gründe, warum sich die Neubeschaffung einer Reinigungsmaschine aufdrängen kann. Wenn zum Beispiel eine bestehende ältere Maschine immer häufiger zur Reparatur gegeben werden muss, geht das ins Geld, erst recht, wenn es immer schwieriger wird, die Ersatzteile aufzutreiben. Ein Ersatz älterer Reinigungsmaschinen kann sich auch aus Gründen der Wirtschaftlichkeit lohnen, tragen doch neue Technologien dazu bei, die laufenden Kosten zu senken und die Produktivität steigern. Ganz sicher aber zahlt sich der Kauf einer Reinigungsmaschine aus, wenn man damit die «Handarbeit» reduzieren kann.

Um herauszufinden, welche Maschine den jeweiligen Anforderungen am besten gerecht wird, sollte sich der Hygieneverantwortliche eines Objektes von möglichst vielen Seiten beraten lassen. Dazu gehört, dass er von mehreren erfahrenen Herstellern Fachleute beizieht, um sich einen möglichst fundierten Einblick in den aktuellen Stand der Technik zu verschaffen. Der Test der in Frage kommenden Maschinen während zwei bis fünf Tagen im Betrieb rundet schliesslich das Bild ab. Nur so wird klar, welches die richtige Maschine ist. Bevor der Test gestartet wird, sollte in einem Kriterienkatalog festgehalten werden, welche Anforderungen die Maschine erfüllen soll.

Kriterienkatalog: Von der Funktionalität bis zum Handling
Je nach Objekt sind die Kriterien, die eine Maschine zu erfüllen hat, verschieden. Für eine Scheuersaugmaschine wäre beispielsweise der folgende Kriterienkatalog denkbar:

Funktionalität
Welches ist die praktische Flächenleistung pro Stunde?
Wie viele Stunden kann mit einer batteriebetriebenen Maschine gearbeitet werden?
Wie sauber ist der gefegte Boden?
Wie trocken präsentiert sich der Boden nach dem Aufsaugen?
Wie wendig ist die Maschine?
Wie gut kann ich auf kleinen, überstellten Flächen reinigen?

Chemie- und Wasserverbrauch
Wie viel Chemie und Wasser verbraucht die Maschine?
Lässt sich nur schwach verschmutzte Reinigungslösung wieder verwenden?
Verfügt die Maschine über einen Recyclingfilter?
Ist die Maschine mit CSD (Cleaning Solution Dosing) ausgestattet? Eine Maschine, die mit CSD ausgestattet ist, passt die Dosierung der Reinigungslösung flexibel der Fahrgeschwindigkeit an, was bei gleichem Reinigungsresultat bis zu 40 Prozent Reinigungsmitteleinsparung bedeutet.

Bedienerfreundlichkeit
Wie einfach kann die Maschine bedient werden?
Wie gross ist das Risiko von Anwendungsfehlern?
Wieviel Zeit braucht es, um die Mitarbeiter auf der neuen Maschine zu schulen?

Lärmpegel
In einem Spital oder Altersheim ist der Lärmpegel einer Scheuersaugmaschine ein sehr wichtiges Kriterium. In einem Einkaufszentrum, wo am Abend gereinigt wird, ist es sicher nicht ausschlaggebend für den Kaufentscheid.

Handling
Wie einfach ist das Befüllen des Sauberwassertanks respektive das Entleeren des Schmutzwassertanks?
Können auch körperlich schwächere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Maschine arbeiten (automatischer Antrieb)?
Wie ergonomisch können Bürsten und Pads gewechselt werden?

Wartung und Pflege
Wie einfach können Schmutzwassertank, Saugdüse und Bürste gereinigt, ausgewechselt und gewartet werden?

Technik
Wie servicefreundlich ist die Maschine?
Wie einfach kann sie zerlegt werden, wenn Störungen auftreten?
Können der Servicetechniker Reparaturen an der Maschine einfach und schnell vor Ort ausführen?

Arbeitssicherheit
Wie hoch ist die Verletzungsgefahr der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit?
Hat die Maschine scharfe Kanten, die Gefahren in sich bergen?
Gibt es einen Notfallschalter, der die Maschine in Notsituationen ausschaltet?

Serviceleistung des Lieferanten
Wo ist die nächste Servicestelle?
Wie viele Servicetechniker stehen beim Lieferanten im Einsatz?
Wie lange dauert die Reaktionszeit, wenn die Maschine ausfällt oder nicht ordnungsgemäss funktioniert?
Wie lange sind Ersatzteile für die Maschine erhältlich?

Von der Offerte zum Budgetantrag
Schliesslich werden von den Lieferanten jener Maschinen, die nach den Tests noch im Rennen sind, Offerten eingeholt. Offerten und Testergebnisse zusammen bilden eine gute Entscheidungsgrundlage für den Kauf der richtigen Maschine. Der effektive Preis sollte immer zusammen mit dem Nutzen in Beziehung gebracht werden. Die Produktivität lässt sich mit dem Einsatz einer modernen Reinigungsmaschine unter Umständen steigern und die Personalkosten senken.

Beim Kauf einer Reinigungsmaschine reden verschiedene Personen mit. Je nach Verwaltung oder Unternehmen unterscheiden sich die Hierarchiestufe und Funktion der Entscheidungsträger. In der Regel haben Mitarbeiter, die täglich mit der Maschine arbeiten oder die Reinigungsequipe leiten, den grössten Einfluss auf den Kaufentscheid. Sie sind daran interessiert, die anfallenden Reinigungsaufgaben rationell und einfach zu erledigen. Das Reinigungsergebnis muss den definierten Hygienestandards gerecht werden.

Für die höheren Hierarchiestufen in einem Betrieb gehören Sauberkeit und Hygiene nicht zum Kerngeschäft. So interessiert es sie in der Regel nicht, wie gereinigt wird; es soll einfach kostengünstig sein. Um die Budgetkommission oder die Geschäftsleitung von der Investitionen in eine Reinigungsmaschine zu überzeugen, muss man deshalb gut vorbereitet und dokumentiert sein.
Zu einem Budgetantrag gehört neben den Offerten der sauber aufgestellte Katalog der Kriterien, die die gewünschte Reinigungsmaschine zu erfüllen hat. Die schriftlich festgehaltenen Testergebnisse sollen zeigen, welche Maschine die Kriterien am besten erfüllt. Eine Bewertung der Lieferantenleistungen – Beratung, Betreuung, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit bei Reparaturen – kann zusätzlich helfen, die Vorgesetzten zu überzeugen. Schliesslich sollte man auch festhalten, mit welcher Maschine sich die Mitarbeiter der Reinigung am wohlsten gefühlt haben. All diese Faktoren führen zu einer Kaufempfehlung an die Vorgesetzten.

Verlaufen die Budgetverhandlungen besonders harzig, kann eine detaillierte Reinigungskalkulation weiterhelfen. Darin werden Lohnkosten, Kapitalkosten, Abschreibungskosten und Servicekosten der Maschine, Chemie- und Wasserkosten berücksichtigt. Die Lohnkosten lassen sich mit Hilfe von standardisierten Leistungszahlen, die den Zeitaufwand für die anfallenden Reinigungsaufgaben aufzeigen, genau ausrechnen. Das Resultat macht das finanzielle Sparpotenzial, das der Kauf der Maschine erschliesst, schnell ersichtlich. Sobald Kosten eingespart werden können, wird jeder Finanzchef und jede Budgetkommission hellhörig.
Fazit: Die Praxis zeigt immer wieder, dass für die wichtige Phase der Kostenplanung genug Zeit investiert werden muss, um am Ende genügend Spielraum für den klugen Maschinenkauf zu haben.